Wyszukiwanie

wyszukiwanie zaawansowane >

Artykuły Artykuły

Netykieta pocztowa

Katarzyna Wojtkowska | 25.08.2014
Netykieta pocztowa

W czasach, gdy większość spraw związanych z życiem zawodowym, załatwiamy drogą elektroniczną, wciąż niewiele osób jest świadomych zasad etykiety wysyłania e-maili. Prezentujemy więc poradnik, jak wysyłać takie listy.

 

Netykieta jest zbiorem zasad kultury obowiązującej w Internecie. Została stworzona, by wskazywać na poprawne zachowania w wirtualnej rzeczywistości oraz uświadamiać niewłaściwe. Sankcje, jakich można się spodziewać po złamaniu zasad netykiety, są różne. Od oskarżenia o brak taktu nawet po sankcje karne - jak to bywa w przypadku spamowania. Umiejętność prawidłowej komunikacji poprzez wiadomości elektroniczne jest bardzo istotna, szczególnie w sytuacji, gdy ważny kontrahent oprze pierwsze wrażenie na podstawie stylu wymiany korespondencji. Przypomnijmy zatem kilka kluczowych zasad pisania i wysyłania wiadomości:

- sprawdzaj pocztę możliwie często, szczególnie służbową. Jeśli to niemożliwe, poinformuj swoich nadawców, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi na wiadomość;

- jeśli Twoja praca wymaga częstego i szybkiego odpisywania na wiadomości, w czasie kilkugodzinnej nieobecności ustaw opcję automatycznego informowania o nieobecności (jeśli posiadasz taką opcję w programie pocztowym). W przypadku kilkudniowej nieobecności w pracy i braku możliwości sprawdzenia poczty w domu, przekaż zaufanej osobie obowiązek sprawdzania wiadomości lub ustaw przekierowanie poczty na konto współpracownika;

- z adresem e-mail postępuj tak samo jak z telefonem - nie podawaj nikomu danych innych osób, chyba że osoby te wyraźnie sobie tego zażyczą;

- jeśli to możliwe, używaj polskich znaków diakrytycznych. Unikaj pisania dużymi literami lub wymyślnymi czcionkami. W celu wyróżnienia części wiadomości skorzystaj z podkreślenia lub pogrubienia tekstu;

- dbaj o właściwą formę wiadomości - sprawdzaj pisownię i gramatykę. Pamiętaj o prawidłowym przywitaniu się i zakończeniu wiadomości;

-  zachowuj formy grzecznościowe - przechodzenie „na ty” bez wcześniejszej zgody obu stron jest wyjątkowo nieeleganckie. Tylko osoba starsza może zaproponować zamianę relacji na bardziej bezpośrednią;

- odpowiadać należy pod cytowanym fragmentem, zwłaszcza gdy dialog jest prowadzony na forach dyskusyjnych i orientacja w rozmowie powinna odbywać się sprawnie;

- jeżeli wysyłamy tę samą wiadomość do wielu osób, należy ukryć ich adresy e-mail (wpisać adresy w pole UDW);

- pamiętajmy o absolutnym zakazie spamowania oraz wysyłania tzw. łańcuszków szczęścia. Jeśli chcemy podzielić się ciekawym zdjęciem lub filmem, upewnijmy się, że nasz adresat życzy sobie otrzymać taką wiadomość;

- w złym guście jest dodawanie do wiadomości elementów reklamy. Jeśli jest to niezbędne, ograniczmy je do firmowego logo;

- jeżeli dodajemy załącznik, zadbajmy, by nie był większy niż 200 - 300 KB. Większy plik można posłać po wyraźnej akceptacji adresata. Dobrym pomysłem jest również kompresowanie załączników;

-  temat wiadomości powinien przedstawiać skrótowo jej zawartość. Błędem jest tytułowanie wiadomości zbyt ogólnie np. „problem” lub „pytanie”, jak również umieszczanie w temacie treści wiadomości;

- trzymaj się wątku wiadomości - nie zmieniaj tytułu wiadomości, jeśli nie jest to konieczne;

- jeśli korzystasz ze stopki adresowej, zadbaj, by nie była dłuższa niż 3 - 4 linijki;

- nie pisz e-maili w formacie HTML. Skorzystaj ze zwykłego formatu tekstowego - dzięki niemu wiadomość będzie mieć mniejszy rozmiar i zyskasz pewność, iż nadawca odczyta tekst (w przeciwnym przypadku może być on nieczytelny dla osób sprawdzających pocztę przez stronę internetową);

- używaj programu antywirusowego i pamiętaj o jego częstej aktualizacji, by wyeliminować możliwość rozsyłania wirusów na adresy z Twojej książki adresowej. Pamiętaj również o zabezpieczeniu poczty hasłem o wysokim stopniu bezpieczeństwa (zawierającym liczby, cyfry, duże i małe litery). Zapamiętaj je!

- jeżeli nadawca wymaga potwierdzenia przeczytania wiadomości, wyślij je i niezwłocznie odpisz;

- cytuj rozsądnie - wyszczególniaj te fragmenty e-maila, do których się odnosisz. Staraj się jednak nie cytować całej treści. Jeśli chcesz nawiązać do kilku wątków w wiadomości, zrób to według schematu „cytat” - komentarz, „cytat2” - komentarz itd.

 

Naczelna zasada netykiety brzmi - cokolwiek robisz, rób to rozsądnie. I pamiętaj, że możliwość szybkiej wymiany informacji nie powinna się łączyć z niedbalstwem jej formy. Uczyń więc z pisania wiadomości sztukę, która będzie świadczyć o kulturze i profesjonalizmie nadawcy.

 

Katarzyna Wojtkowska

Ocena:
Ocena: 6/6

Komentarze

Komentarze użytkowników

  • joanna sobocinska | 09.01.2012 21:38
  • Top temat! Dziś każdy używa e-mail, ale nieliczni przywiązują wagę do formy swojej korespondencji. Wiadomości są często pisane na szybko i niedopracowane, a co za tym idzie nieczytelne. Świadczy to nie tylko o osobie nadawcy, ale i o braku szacunku względem adresata. Przytoczone wskazówki są istotne i warto się do nich stosować, by sprawnie poruszać się w wirtualnym środowisku.

  • Eliza Dzioba | 09.01.2012 19:32
  • Dziś nawet e-mail może świadczyć o kulturze człowieka, dlatego ten krótki, ale i konkretny poradnik powinien przeczytać każdy, komu zależy na dobrym wizerunku. Przypominanie o, zdawałoby się, znanym wszystkim zasadach, zawsze się opłaca. Zyskuje tym nie tylko pracownik, ale i firma, którą reprezentuje on na zewnątrz.

Magdalena Honisz
  • Magdalena Honisz | 06.01.2012 00:08
  • Widać, że e-mail przechodzi metamorfozę. Jeszcze niedawno uznawany za bardzo luźna i nieformalną opcję komunikacji dziś zyskuje cechy listu- wszystko co robimy musi być przemyślane, uzasadnione, z naciskiem na odbiorcę i jego upodobania ( co i jak mozemy załączyć - akceptacja). Dodatkowo, pisząc według tych wskazówek szanujemy nie tylko siebie nawzajem, ale i swój czas - odpowiadanie w tym samym wątku, odpowiedni tytuł, brak zbędnych reklam, nei wspominając o spamach... Odnoszę wrażenie, że pisząc do kogoś należy starać się postawić w jego sytuacji, umożliwić mu jak najlepszy odbiór naszej wiadomości. Jestem "fanką" ukrytych kopii - kazdy może poczuć się wyróżniony i myśleć, że pisaliśmy wiadomość specjalnie dla tego adresata - miłe i sprytne ;)

Dolacz do nas
reklama
reklama
reklama
reklama
reklama

Mój panel

Dodaj nowy moduł
Treco | logo

Zaloguj się lub zarejestruj

Masz już konto? Zaloguj się do portalu za pomocą formularza.
Jesteś nowym użytkownikiem? Zarejestruj się w jednym prostym kroku.

Innowacyjna gospodarka

Dotacje na innowacje - Inwestujemy w Waszą Przyszłość.

Projekt współfinansowany z funduszy Unii Europejskiej
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.1:
Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej

realizacja: Netizens Peppermint